GDPdU Compliance
Sicher durch die digitale Betriebsprüfung:
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Seit dem Jahr 2002 gelten die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
Sie beschreiben Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebs-prüfungen. Danach müssen digital erfasste steuerrelevante Daten und Unterlagen über zehn Jahre lang im EDV-System revisionssicher archiviert und im Falle einer Betriebsprüfung digital ausgegeben werden.
In der Praxis ist die digitale Außenprüfung seit etwa 2005 im Einsatz. Heute erfolgen mehr als zwei Drittel aller Betriebs-prüfungen digital.
Für die Unternehmen heisst das:
Alle steuerrelevanten Daten müssen revisionssicher und so im EDV-System archiviert werden, dass sie auf einen Datenträger kopiert und dem Betriebsprüfer übergeben werden können.
Die Datenausgabe muss in den laut GDPdU vorgeschriebenen Formaten erfolgen, damit die Prüfersoftware IDEA sie lesen und verarbeiten kann. Der Prüfer hat zusätzlich das Recht, sich die archivierungspflichtigen Daten im EDV-System anzusehen.
Ist Ihr Unternehmen vorbereitet?
Eine Übersicht über steuerrelevante Daten gibt es zwar nicht. Generell gilt aber: steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Hierzu zählen auf jeden Fall Daten aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Aber auch andere digitale Unterlagen können als steuerrelevant eingestuft werden.
GDPdU Compliance umfasst mehr!
Weitere Anforderungen der GDPdU beschreiben die gesetzes-konforme Archivierung von E-Mails sowie die Dokumentations-pflicht
von Unternehmen durch eine Verfahrensdokumentation. Auch hier drängen die Finanzbehörden immer stärker auf Umsetzung.
Die Unternehmen müssen klären:
- Erfüllt die eingesetzte Software die Anforderderungen der digitalen Betriebsprüfung?
- Sind alle steuerrelevanten Daten elektronisch auswertbar?
- Werden die Daten revisionssicher archiviert?
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